KEDIRI – Persiapan operasional Embarkasi Dhoho tidak hanya berfokus pada pembangunan infrastruktur maupun penyediaan hotel sebagai lokasi transit jemaah haji. Pemerintah Kabupaten Kediri juga mulai mematangkan skema pelayanan melalui simulasi operasional yang dinilai menjadi tahapan penting sebelum embarkasi resmi digunakan.
Hal tersebut menjadi salah satu hasil pembelajaran yang diperoleh Pemkab Kediri saat melakukan studi tiru ke Embarkasi Haji Yogyakarta berbasis hotel pada Jumat (24/7). Rombongan dipimpin Sekretaris Daerah Kabupaten Kediri Moh. Solikin bersama jajaran pemerintah daerah, Kementerian Haji Kabupaten Kediri, serta Kantor Wilayah Kementerian Haji Jawa Timur.
Dalam kunjungan tersebut, rombongan berdiskusi dengan jajaran Kanwil Kementerian Haji Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY). Selain itu, mereka juga meninjau Hotel Ibis Kulonprogo yang digunakan sebagai pusat layanan transit jemaah haji, serta melihat langsung sistem pelayanan di Bandara Yogyakarta International Airport (YIA) Kulonprogo.
Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Kanwil Kementerian Haji DIY, Silvia Rosetti, menjelaskan bahwa keberhasilan penyelenggaraan embarkasi tidak hanya ditentukan oleh kelengkapan fasilitas. Seluruh alur pelayanan juga harus diuji melalui simulasi secara menyeluruh sebelum operasional dimulai.
Menurutnya, simulasi bahkan melibatkan calon jemaah agar setiap tahapan pelayanan dapat dievaluasi secara nyata, mulai dari proses kedatangan hingga keberangkatan menuju pesawat. Dengan cara tersebut, petugas dapat mengetahui secara rinci waktu yang dibutuhkan dalam melayani setiap kelompok terbang (kloter), baik saat pemberangkatan maupun kepulangan dari Tanah Suci.
"Supaya diketahui secara akurat. Karena setiap menit, setiap detik dalam alur pelayanan harus diperhitungkan secara rinci," jelas Silvia.
Ia menerangkan, simulasi juga bertujuan menguji apakah hotel mampu menjalankan seluruh fungsi pelayanan yang selama ini dilakukan di asrama haji. Mulai dari pola kedatangan bus pengangkut jemaah, proses penerimaan, fasilitas kamar, layanan konsumsi, pemeriksaan kesehatan, hingga administrasi keberangkatan.
Seluruh layanan tersebut dirancang menggunakan konsep one stop service (OSS), sehingga seluruh tahapan dapat diselesaikan di satu lokasi. Setelah seluruh administrasi dan pemeriksaan selesai, jemaah hanya perlu menaiki bus menuju bandara untuk langsung menjalani proses keberangkatan.
"Dari hotel semua layanan diselesaikan. Setelah itu jemaah tinggal naik bus menuju bandara dan langsung masuk pesawat," ujarnya.
Simulasi juga diterapkan pada proses pemulangan jemaah. Dalam skema tersebut, setelah pesawat mendarat jemaah tidak lagi kembali ke hotel. Sebelum tiba di Indonesia, ketua kloter terlebih dahulu mengumpulkan seluruh paspor sehingga pemeriksaan imigrasi dapat dilakukan lebih cepat.
Selanjutnya, jemaah diarahkan menuju ruang pelayanan yang disiapkan Angkasa Pura untuk menyelesaikan pemeriksaan akhir, administrasi, serta pengaturan rombongan sebelum diberangkatkan menggunakan bus menuju daerah asal. Skema tersebut diterapkan untuk menghindari penumpukan jemaah di terminal kedatangan.
Silvia menambahkan, simulasi juga menjadi sarana menguji kesiapan seluruh instansi yang terlibat dalam penyelenggaraan embarkasi. Tidak hanya Kementerian Haji, tetapi juga Angkasa Pura, Imigrasi, Bea Cukai, Balai Kekarantinaan Kesehatan, TNI, Polri, pengelola hotel, hingga pemerintah daerah.
Menurutnya, koordinasi antarlembaga menjadi faktor penting agar seluruh proses pelayanan berjalan lancar ketika embarkasi mulai beroperasi.
"Keberhasilan embarkasi berbasis hotel bukan semata karena fasilitasnya, tetapi karena seluruh prosedur telah diuji berkali-kali melalui simulasi," katanya.
Hasil studi tiru tersebut akan menjadi acuan bagi Pemerintah Kabupaten Kediri dalam menyiapkan Embarkasi Dhoho. Sekretaris Daerah Kabupaten Kediri Moh. Solikin mengatakan, pihaknya akan mempersiapkan simulasi yang melibatkan seluruh pemangku kepentingan, mulai dari alur pelayanan di hotel hingga proses menuju bandara.
"Berarti tugas kami di kabupaten menyiapkan semuanya, mulai dari alur dari bandara sampai hotel. Paling tidak harus dipersiapkan dua kali simulasi sebelum operasional," ujarnya.(red/lis)
Social Header